¿Vas a organizar un evento por primera vez? Entonces quizás estés un poco perdido, ya que son varias las cosas que hay que tener en cuenta para que todo salga bien. Te recomendamos leer los siguientes consejos para el protocolo y la organización de eventos.

Tips de protocolo y organización de eventos

Antes de organizar nada, es esencial tener un conocimiento profundo del evento y todos sus requisitos. La razón para hacer esto es porque los eventos son caros y requieren mucho tiempo y recursos de las partes interesadas.

Recuerde establecer un mínimo de 8 semanas para organizar su evento. Al principio debes contestar las siguientes preguntas: ¿quiénes son los invitados? ¿Dónde se va a realizar el evento?

Los eventos pueden ser bastante caros. Hay que ser conscientes de tu presupuesto, por lo que te recomendamos encarecidamente formular un proyecto de presupuesto de gastos por adelantado. Además del presupuesto, es necesario asegurarse de tener los recursos suficientes para llevar a cabo el evento.

Si es posible arma un grupo de trabajo y asigna tareas. Un diagrama de tiempos será muy útil para describir que tareas son necesarias, quien se encarga de cada una y qué plazo tienen para hacerlo.

Aunque la forma tradicional de invitar a los asistentes a través de invitaciones impresas siguen vigentes, las invitaciones online pueden ahorrar mucho en el precio de la impresión. Puedes invitar a la gente a través de formularios de correo electrónico y confirmar su asistencia en medios sociales como Facebook. Pero asegúrate de que la lista se actualiza para que no se pierda ningún invitado. En plena era digital, es difícil que alguno de los asistentes no tenga una dirección de correo electrónico o un perfil en redes sociales.

Si se trata de un evento deportivo, cultural, empresarial (y en realidad cualquier tipo de evento que no sea solo para amigos y familia), busca patrocinadores. Hay muchas empresas que patrocinan eventos para conseguir notoriedad y buena publicidad. Los patrocinadores te ayudarán sufragar los gastos del evento. Los dos salís ganando.

No hay ninguna regla que diga que el evento debe tener lugar en Hoteles de 5 estrellas sólo para tener éxito.

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